A Eterna Luta Entre as Áreas de Vendas e Operações!
Este é mais um caso de conflito entre departamentos, resultante de indicadores que seguem caminhos opostos.
Nível de estoque é um dos parâmetros-chave em uma gestão que busca eficiência de recursos. Estoque alto representa dinheiro parado e risco de itens obsoletos. Em um mundo perfeito, a venda ocorreria imediatamente após a entrada do produto nas prateleiras. Mínimo espaço ocupado e rápido retorno financeiro. Seria bom, não é? Infelizmente, o mundo não é perfeito.
Para atender às necessidades dos clientes dentro do prazo que eles desejam, as organizações necessitam de estoques abastecidos. Deve-se levar em consideração que o tamanho do estoque é diretamente proporcional à diversidade de itens.
Vendedores adoram atender às necessidades dos clientes em qualidade, preço e, sobretudo, disponibilidade. Eles buscam eliminar qualquer obstáculo para a conclusão da venda, e o prazo de entrega é um deles. Perder uma venda por não atender a este requisito é frustrante.
Desta forma, o antagonismo está estabelecido. Vendas reclama que não tem prazo adequado. Operações reclama que o vendedor só quer vender o que não tem em estoque. O que tem, não vende. E assim vai…
Para resolver este problema, deve haver esforço de ambos os lados. O time de vendas precisa oferecer uma previsão de pedidos confiável, o que ajudará no planejamento de recursos. Eu sei que esta é uma tarefa desafiadora, pois depende de um trabalho eficaz de relacionamento com os clientes e pleno conhecimento da forma como o cliente decide a compra e outras variáveis de difícil controle.
Operações deve gerir o estoque conforme previsto pela área de vendas. Mesmo que a previsão não esteja disponível ou não seja confiável, há uma ferramenta chamada Kanban, que ajuda muito a resolver este problema.
Kanban, palavra japonesa que significa “sinalização” ou “cartão”, é, em termos gerais, um método de organização que controla a dinâmica de itens a serem produzidos ou comprados, de forma visível, pelo uso de cartões. Reduzindo-se a um determinado nível mínimo, gera-se uma solicitação para a reposição. Processo de fácil acompanhamento.
Para definir o estoque mínimo, a área de operações deve obter dados sobre o histórico de consumo e o tempo de reposição, o que resultará nas quantidades e prazos para a reposição. À medida que ocorrem variações no tempo de consumo do estoque, estas são ajustadas de tempos em tempos, de forma cíclica. Kanban é um conceito bem mais amplo, usado em diversas aplicações, mas apenas utilizando seu princípio básico já dá para equacionar bem a questão.
Previsibilidade de vendas e gestão dinâmica de estoque é a combinação poderosa para oferecer disponibilidade ao cliente e níveis adequados de estoque.